DATOVÉ SCHRÁNKY

DATOVÉ SCHRÁNKY

Obava z neznámého

V současnosti se dá mluvit o malé připravenost firem na dopady zákona o egovernmentu. Z neznalosti vyplývají obavy: „o čem mnoho nevím, toho se bojím“. Ve spleti domácí legislativy se bohužel firmy již neorientují a často ztratily motivaci vynakládat úsilí se orientovat. Proto na informační kampaň k datovým schránkám (která byla jinak masivní a směrem k orgánům veřejné správy účinná) firmy reagovaly vlažně. O dopady zákona o egovernmentu se začínají  intenzivněji zajímat až v posledních týdnech.

Obava z termínů

Přitom firmám přibude v podstatě „jen“ jediná pracovní zodpovědnost navíc – pravidelně se přihlásit do  své datové schránky a vybrat si svou „poštu“. Ačkoliv zmiňovaný zákon sám nijak nesankcionuje případné nepoužívání datových schránek, háček to přeci jen má. Pokud dojde dokument do datové schránky, platí pro něj tzv. fikce doručení. To znamená, že i když si podnikatel schránku nevybere, po 10 dnech je již písemnost považována za doručenou. A případné právní důsledky a následné sankce mohou vyplývat z jiných právních předpisů.

Obava ze ztráty dat

Jen málo podnikajících subjektů si připouští, že i jejich dokumenty (i ty elektronické, doručené do datové schránky) ze zákona (499/2004 Sb.) podléhají povinnosti uložení a archivace. Tedy, že jejich svévolné zničení či smazání z PC nebo nezabezpečené uložení není v souladu se zákonem. Tady mohou firmy využít – stejně jako veřejná správa – softwarové prostředky, které zajistí jak kompletní správu všech dokumentů, tak i jejich zabezpečeného uložení.

Obava z autorizované konverze

Převod elektronických dokumentů do papírové podoby bude nutné provádět za úplatu  na pracovištích Czechpointu. To nemusí být ale pouze starost navíc. Při vybudování plně elektronické „kanceláře“ zajišťující práci s e-dokumenty „od začátku do konce“ se podnikatel potřebě této autorizované konverze vyhne nebo ji alespoň minimalizuje.

Obava z administrativní zátěže

Statutární zástupce musí jmenovat osobu pověřenou k přístupu do datové schránky, pokud ji nebude chtít spravovat sám. Jinak ovšem při správné přístupu dojde ke snížení administrativní zátěže. Odpadne náročná práce s papíry, jejich skladování a uchovávání atp. Správně navržený informační systém umožní (oproti papírovému firemnímu archivu) daleko efektivnější a rychlejší přístup ke všem důležitým interním dokumentům i došlým zprávám.

 Jak z výše uvedeného vyplývá, dopady této změny tedy nemusí znamenat jen další probdělé noci, strach z neznámého a vynucené náklady navíc, ale pokud se správně uchopí, mohou být velkým přínosem pro efektivitu podnikání.

 Marek SAZIMA, CAN Hranice

Distributor pro Čechy

Gen. Svobody 802, 473 01 NOVÝ BOR

Distributor pro Moravu

Jaké je nejlepší řešení pro menší organizace a právnické osoby ? 

Řešením je spisová služba GORDIC^® WESS . Naši odborníci na Datové schránky a spisovou službu GORDIC^® vám rádi pomohou. Stačí nás kontaktovat, nebo si vyžádat nezávaznou nabídku na řešení WESS Elektronickou spisovou službu. Vyžádejte si zaslání termínů pořádaných odborných školení na téma: Datové schránky společně 

VAŠE DATOVÉ SCHRÁNKY, SPOLEČNÁ CESTA.  NAŠE SPISOVÁ SLUŽBA, SPRÁVNÝ SMĚR

DATOVÉ SCHRÁNKY a aplikace WESS – Elektronická spisová služba oboustranně komunikuje s DATOVÝMI SCHRÁNKAMI a CzechPOINTem. Prostřednictvím aplikace WESS je možné prohlížet a vyzvedávat zprávy z datové schránky. Jednotlivé zprávy došlé do datové schránky umožňuje přímo zaevidovat do spisové služby a dále se zaevidovanými zprávami nakládat stejně jako s jakýmkoliv jiným dokumentem ve spisové službě. Tím umožňuje aplikace WESS zajištění distribuce všech došlých dokumentů do datové schránky organizace všem příslušným pracovníkům dané organizace, nebo organizačním složkám (odborům, oddělením).

Aplikace WESS dále umožňuje vytvoření datové zprávy (včetně připojení přílohy PDF) a prostřednictvím aplikace WVYP – Výpravna také odeslání do libovolné datové schránky, kterou je možné pomocí jednoduchého nástroje v našich aplikacích WESS a WVYP rychle vyhledat. Zároveň je možné také tyto vyhledané datové schránky ukládat do integrovaného adresáře a tím zefektivnit a zjednodušit budoucí odesílání datových zpráv do těchto uložených datových schránek.

Nastavení datových schránek je prováděno prostřednictvím administrace systému G3 verze 3 (WADM). Postup nastavení systému je maximálně zjednodušený pro rychlé zpřístupnění datových schránek organizace. Pro systém G3 verze 3 lze nastavit libovolný počet datových schránek, s kterými je možné následně pracovat v aplikacích WESS a WVYP.

Aplikace WESS, WVYP a WADM obsahuje podrobný návod pro práci s danou aplikací, včetně popisu nastavení a práce s datovými schránkami.                                                         KONTAKTUJTE NÁS

Dne 10. září 2009 pořádá společnost FARID COMERCIA s.r.o tradiční výstavu vozů IVECO, nástaveb FARID, zametačů Johnston a vyklapěčů TERBERG, která se koná na zámku ve Vinařicích u Mladé Boleslavi.  Součástí velmi zajímavé výstavy s bohatým doprovodným programem bude představení modulu WESS – elektronické spisové služby s napojením na datové schránky společnosti GORDIC^®. WESS – Elektronická spisová služba je vhodná pro všechny čestné hosty z řady právnických osob (Technické služby, spedice, autodopravci..), kteří budou mít povinnost od 1. listopadu 2009 komunikovat prostřednictvím DATOVÝCH SCHRÁNEK .                       

Společnost GORDIC^® je pořadatelem 1. konference pod názvem DRMS FORUM, která se koná dne 7.-8.  září 2009 v “ Kanceláři veřejného ochránce práv „, Brno. Záštitu nad konferencí poskytl JUDr. Otakar MOTEJL, veřejný ochránce práv a Mgr. Zdeněk ZAJÍČEK, náměstek ministra vnitra ČR pro veřejnou správu, informatiku, legislativu a archivnictví. Hlavním tématem konference je Elektronizace veřejné správy a samozřejmě Datové schránky, spisová služba  a konverze dokumentů.         Více na www.drms.cz